В наш час, для того щоб підтвердити факт здійснення якої-небудь угоди, необхідно зафіксувати його документально. Адже не можна сліпо довіряти комусь і покладатися на добропорядність незнайомих осіб. Тому, щоб бути спокійним за вчинення будь-яких видів угод, потрібно складати різні документи і підписувати їх усіма сторонами, які беруть участь в угоді.
Одним з таких документів є акт прийому-передачі товару, що містить відомості про матеріальну цінність товару. У ньому прописуються всі відомості про товар, в тому числі його вартість і кількість. Документ складається для кожної сторони - по одному примірнику. Цей документ дуже важливий для бухгалтерів, які ведуть облік товару. Підставою для складання даного акта є письмовий договір між одержувачем і постачальником. Ціна товару обов'язково вказується в національній валюті. Чітко встановленої форми не існує, а тому цей акт заповнюється під специфіку кожної угоди. Акт вважається юридично дійсним при наявності печаток і підписів обох сторін. У документі вказується найменування та реквізити сторін.
Такі акти складаються не тільки на товар, але і на:
- нерухомість;
- документи;
- автомобіль;
- надання послуг;
- інше.
При здачі нерухомості в оренду оформляється акт прийому-передачі приміщення в оренду , Який складається на підставі договору. По суті, такий договір вважається недійсним, якщо немає акту, тому оформлення даного документа є необхідністю. Крім того, кожен орендодавець зацікавлений в утриманні приміщення в чистоті і порядку. Акт є підтвердженням передачі приміщення в хорошому стані, а також підтверджує факт згоди орендаря на приймання приміщення в зазначеному стані. У документі вказуються наступна інформація:
- стан конструкцій приміщення;
- стан стелі, підлоги;
- відомості про вікна, розетках, опаленні, електриці, водопостачанні, каналізації;
- інші важливі відомості.
Якщо приміщення має будь-які дефекти, що вимагають ремонту, то можна найняти організацію, яка надасть послуги з виконання ремонтних робіт. Після завершення виконання ремонту оформляється акт приймання виконаних робіт , Який підписується кожною стороною. Цей документ містить основні умови прийняття роботи. Крім цього, в акті може бути відображена інформація про гарантійний термін на виконані роботи, а також такі відомості:
- назва акта;
- місце складання;
- дата підписання;
- реквізити сторін;
- характер робіт і їх опис;
- підписи сторін.
Підписаний акт приймання повинен бути у кожної сторони. Він є додатком до договору про надання послуг.